FAQ
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„Kann ich nach der digitalen Archivierung meine Papier-Dokumente vernichten?“
„Wo sind meine Dokumente nach der elektronischen Archivierung?“
„Wie finde ich meine Dokumente wieder?“
„Kann ich mit ELO auch eMails archivieren?“
„Wir haben 2 Standorte; muss ich die Dokumente zweimal einscannen?“
„Muß ich jetzt alle Dokumente digital archivieren?“
| „Ich brauche meine Dokumente auch wenn ich unterwegs bin!“ |
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Mit ELOprofessional MOBIL haben Sie alle Dokumente stets zur Hand – gleichen Sie einfach Ihr ELO-Archiv in der Firma mit Ihrem Notebook ab und nehmen Sie alle relevanten Dokumente einfach und bequem zu jedem Termin vor Ort mit!
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| „Wir haben Mitarbeiter, die nur manchmal etwas im Archiv nachsehen müssen oder EDV-technisch nicht so fit sind. Ist ELO auch dann geeignet?“ |
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Absolut! Hier zeigt sich die Erfahrung der Firma LEITZ im Bereich Papierhandhabung. Die Archivstrukturen entsprechen einem Papierarchiv; es gibt Schränke, Ordner, Register usw. Dank der „optischen“ Ablage und Suche im Archiv kommt jeder, der ein Papierarchiv kennt und einen PC bedienen kann, mit ELO zurecht. Es sind keine Datenbank-Kenntnisse notwendig; eine halbtägige Schulung reicht für Anwender aus.
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„Wer bearbeitet gerade den Vorgang XYZ?“
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Wiederkehrende betriebliche Abläufe können mit der Workflow-Komponente in ELOprofessional und ELOenterprise im DMS-System abgebildet werden. Dabei haben Sie immer den Überblick über den aktuellen Status eines Vorganges.
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| „Was mache ich mit meinen vorhandenen Alt-Akten?“ |
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Sie haben die Möglichkeit, alle in Papierform vorliegenden Dokumente einzuscannen und so in ELO zu archivieren – mit Archivpfad, Verschlagwortung und vor allem dem Vorteil der Volltext-Suche.
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| „Kann ich nach der digitalen Archivierung meine Papier-Dokumente vernichten?“ |
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ELO kann Dokumente revisionssicher archivieren. Wenn diese Dokumente dann noch auf eine CD/DVD – optischer Datenträger – mit einem ELO-Viewer gebrannt werden, entspricht dies grundsätzlich der GoBS (Grundsatz der ordentlichen digitalen Buchführung) und dem Handelsgesetz.Die Entscheidung über die Vernichtung der Originalbelege sollte immer in Abstimmung mit dem Steuerberater / Wirtschaftsprüfer getroffen werden.
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| „Wo sind meine Dokumente nach der elektronischen Archivierung?“ |
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Ihre Dokumente werden als Dateien auf dem ELO Archiv-Server gespeichert und behalten ihr Original-Format (*.doc; * .xls; *.pdf, usw.). Sollten Sie in der Zukunft Ihr Archivsystem wechseln müssen, können wir Ihnen sämtliche Dokumente im Windows-Explorer zur Verfügung stellen.
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| „Wie finde ich meine Dokumente wieder?“ |
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Jedes Dokument wird mittels einer Ablagemaske in ELO archiviert. Mit dieser Ablagemaske hinterlegen Sie Schlagwörter (Indizies) zu jedem Dokument. Nach diesen Schlagwörtern können Sie dann in einer Suchmaske suchen und bekommen in Sekundenschnelle die gefundenen Dokumente angezeigt.Nutzen Sie ebenfalls die integrierte Volltext-Suche – geben Sie einfach ein Wort aus dem Text des Dokumentes ein und Sie bekommen alle Dokumente angezeigt, in dem dieses Wort enthalten ist.
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| „Kann ich mit ELO auch eMails archivieren?“ |
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Selbstverständlich! Bereits in der Basisversion von ELO ist eine Schnittstelle zu Outlook integriert. Weitere Anbindungen z.B. an TOBIT DAVID, MS Exchange, GroupWise u.a. können über Erweiterungsmodule realisiert werden.
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| „Wir haben 2 Standorte; muss ich die Dokumente zweimal einscannen?“ |
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Nein; mit Hilfe des Moduls REPLICATION für ELOprofessional und ELOenterprise können Sie die ELO-Server mehrerer Standorte untereinander abgleichen. Das Modul erlaubt nach Definition von Replikationskreisen den automatisierten Ausgleich von Dokumenten und Daten zwischen mehreren Archivservern. Die Replikationszyklen und die Dokumen-tenbereiche sind hierbei frei einstellbar. Durch die Nutzung der Versionsverwaltung sind Replikationskonflikte verwaltbar. Der Datenaustausch mit dem Replikationsmodul ist netzwerkunabhängig und kann über eine direkte Netzverbindung, Ftp oder über E-Mail-Transport durchgeführt werden. |
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| „Muß ich jetzt alle Dokumente digital archivieren?“ |
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Das Finanzministerium hat mit den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) die Rahmen-bedingungen für die Pflicht zur digitalen Archivierung aufgestellt.Demnach sind z.B. alle eMails wie Geschäftsbriefe an-zusehen. Diese müssen digital archiviert werden, wenn deren Inhalt steuerlich relevant ist (Beispiel: eMail mit Reisekostenabrechnung als Excel-Datei).Weitere Informationen sowie den genauen Wortlaut der GDPdU und GoBS finden Sie in unserem Download-Bereich.
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