Vorbemerkung:

Verbindliche Auskünfte über die Rechtslage dürfen hier an dieser Stelle nicht getroffen werden, da dies ausschließlich Rechtsanwälten und Steuerberatern vorbehalten ist. Sie finden hier deshalb nur eine kurze Übersicht. Bitte klären Sie Ihre Situation im Zweifelsfall mit Ihrem Rechtsanwalt und/ oder Steuerberater und/ oder Ihrer zu-ständigen Finanzbehörde.

Unternehmen und Organisationen unterliegen einer ganzen Reihe von Vorschriften, die die Aufbewahrung von Schriftgut fordern und Nachweispflichten auferlegen. Da ist bekanntlich das Handels- und das Steuerrecht, die Abgabenordnung (AO), die Grundsätze ordnungsgemäßerBuchführung (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). In besonderen Fällen können weitere Vorschriften aus dem zivil-rechtlichen oder datenschutzrechtlichen Bereich dazukommen. Besondere Bedeutung erlangt mittlerweile das Produkthaftungsgesetz.

Obwohl auf den ersten Blick eindeutig, ist die Archivierung von Vertrags-Urkunden als NCI-Daten (NCI = None Coded Information, z.B. gescanntes Dokument) nicht ganz unproblematisch, im Gegensatz zum Umgang mit Daten der Buchhaltung. Schon durch die Filterfunktion des Scanners und verfügbare Bildbearbeitungssoftware verliert das elektronische Abbild die Rechtssicherheit des Originals. Im Gegensatz zum Steuerrecht sind wir im Zivilrecht häufig auf Originale angewiesen. Das Prinzip der freien richterlichen Beweiswürdigung tritt in den Vordergrund. Wichtige Verträge, notarielle Urkunden etc elektronisch zu archivieren, ist so sinnvoll, wie bei anderem Schriftgut. Nur darf man eben nicht jedes beliebige Original einfach wegwerfen.

Das Produkthaftungsgesetz erlegt Produktionsunternehmen Dokumentationspflichten auf. Im Ernstfall muss zweifelsfrei nachgewiesen werden, dass alles dem Stand der Technik entsprechende getan wurde, um Schaden vom Produktanwender abzuhalten. Branchenabhängig können solche Aufzeichnungspflichten sehr umfangreich werden. Sie stellen die Datenmengen, die das Finanzamt betreffen, weit in den Schatten. So ist auch hier die elektronische Archivierung das Mittel der Wahl.

DIN/ISO 9000

Kein Rechtsaspekt, aber nahe daran, sind die Nachweispflichten, die zum Erwerb des begehrten DIN/ISO 900x-Zertifikates führen. Die Workflow-Komponenten von Dokumenten-Management-Systemen enthalten oft ausgezeichnete Beschreibungsmöglichkeiten für die betrieblichen Abläufe. Durch den hohen Grad an Ordnung und Organisation, den ein elektronisches Archivierungssystem mit sich bringt, sind wir auch den rechtlichen Rahmenbedingungen besser gewachsen als mit Papierablagen.

Detaillierte Informationen, Hinweise und Erläueterungen sowie den Wortlaut der o.a. und weiterer Vorschriften finden Sie in unserem Download-Bereich.