Unsere Arbeit: Begleitung vom IST zum SOLL und weiter.
Bei unseren DMS-Lösungen liegt der Schwerpunkt in der Beratung. Und die beginnt mit einer ausführlichen Präsentation, in der wir Ihnen die verschiedenen DMS-Bereiche, das Procedere einer Implementierung in Ihrem Unternehmen und die wirtschaftlichen Vorteile detailliert vorstellen.
Nach Ihrer Entscheidung für eine individuelle DMS-Lösung beginnt ein strukturierter Arbeitsablauf, in dem wir zusammen mit Ihnen stufenweise Problemstellungen erfassen und Lösungsansätze erarbeiten. Dies kann beispielsweise so aussehen:
• DMS-Arbeitsgruppe: Wird zuerst eingerichtet und besteht aus EDV-Mitarbeitern und beteiligten Fachabteilungen Ihres Hauses sowie unseren Beratern. Dieses Gremium ist an den folgenden Schritten wesentlich beteiligt und wertet die Ergebnisse aus.
• IST-Analyse:Eine Bestandsaufnahme erfasst das vorhandene Ablagesystem, Betriebsabläufe, Dokumententypen und Papierarchive sowie die im Haus eingesetzte Software. Daraus werden dann eventuelle Schwachstellen und Optimierungspotenziale ermittelt.
• SOLL-Konzept: Auf der Basis der IST-Analyse wird an Hand der Vorschläge und Vorstellungen der beteiligten Abteilungen ein Anforderungskatalog erarbeitet und auf seine grundsätzliche Realisierbarkeit überprüft.
• Pflichtenheft: Darin werden u.a. detailliert die einzelnen Arbeitsabläufe, die Aufgaben, der Archivaufbau und die Schnittstellen definiert. Daneben werden auch die notwendigen technischen Ausstattungen des Archiv-Servers und der einzelnen Arbeitsplätze genau beschrieben.
• Projekt-Umsetzung: Die Hard- und Software wird installiert und konfiguriert, die Schnittstellen und der Workflow werden eingerichtet. Mehrere Probeläufe sichern die Funktionalität.
• Abnahme: Die Abnahme erfolgt durch die DMS-Arbeitsgruppe. Dabei wird die korrekte Umsetzung aller Vorgaben des Pflichtenheftes überprüft.
• Schulungen: Die Motivation und Einbeziehung der Mitarbeiter ist auch bei einem DMS-Projekt von entscheidender Bedeutung für dessen Erfolg. Daher werden alle beteiligten Mitarbeiter funktionsbezogen geschult und so praxisnah mit der Handhabung des Systems vertraut gemacht.
• Projekt-Begleitung: Die beschriebene Vorgehensweise basiert auf langjähriger Erfahrung, ist aber trotzdem flexibel. Das heißt: Erfahrungen und Erkenntnisse bei der Realisierung der einzelnen Abschnitte fließen in das Projekt mit ein und verändern gegebenenfalls die Umsetzung des Pflichtenheftes. Anforderungen und Vorgaben müssen ständig kritisch geprüft und eventuell auch korrigiert werden, wenn technische oder organisatorische Gegebenheiten dies notwendig machen. Nur so kann ein optimales Endergebnis erzielt werden.
Sie sehen, es gibt viele Möglichkeiten. Wir sehen, welche am besten für Sie arbeitet. In einem ersten Informationsgespräch bringen wir Ihnen dieses komplexe Thema gern näher.
